GDPR - Vi skyddar dina personuppgifter

I dag hanteras dina personuppgifter enligt personuppgiftslagen. Mycket i den nya dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation) liknar de regler som finns i personuppgiftslagen. Föreningen säkerställer att dina personuppgifter är skyddade och att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddsregler. 

Några begrepp
 

• Personuppgifter

​All slags information som antingen direkt eller indirekt (via annan information) kan kopplas till en fysisk person. (namn, personnummer, e-postadress, lägenhetsuppgifter, fotografier mm)

• Personuppgiftsbehandling

​Varje åtgärd som görs med personuppgifter, exempelvis att samla in och använda uppgifterna eller lämna ut till utomstående. (hyresavier, medlemsregistrering, pantsättningar mm)

• Personuppgiftsansvarig

​Den som bestämmer ändamål och medel för personuppgiftsbehandlingen och därmed är ansvarig för att den sker i enlighet med gällande lagar, alltså bostadsrättsföreningen.

• Personuppgiftsbiträde

​Det företag eller organisation som behandlar personuppgifter på uppdrag av personuppgiftsansvarig - föreningen - för dennes räkning, i vårt fall vår ekonomiska förvaltare.

• Känsliga personuppgifter

​Uppgifter om ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiösa övertygelser, uppgifter om hälsa och sexualliv och även uppgifter om lagöverträdelser som innefatar brott. Utgångspunkten är att sådana uppgifter är förbjudet att behandla.
 

Varför och på vilka grunder behandlar vi dina personuppgifter 

För att föreningen ska kunna fullfölja de åligganden och skyldigheter som vi har mot dig som medlem, för att kunna föra:

• medlemsregister
• lägenhetsförteckning
• hantera årsavgifter & andra avgifter
• hålla dig informerad om styrelse och föreningsarbetet
   

Vilka uppgifter om dig behandlar vi?

Vi behandlar bara personuppgifter i den omfattningen som behövs för att fullfölja ändamålet med behandlingen.

• personnummer
• namn
• adress
• mejladress
• telefonnummer
• uppgifter om lägenhetsöverlåtelser
• uppgifter om eventuell pantsättning
• uppgifter om andel samt kapitaltillskott
   

Vilka andra vi kan komma att dela dina personuppgifter med?

Informationsutbyte sker med vår ekonomiska förvaltare, banker och myndigheter när det behövs för att fullfölja våra åligganden.

Föreningen kommer INTE att lämna ut dina personuppgifter för direkt marknadsföring.

• Redovisarna AB Eskilstuna är föreningens ekonomiskförvaltare och sköter fysiskt föreningens medlemsregister, lägenhetsförteckning samt avier för inbetalning av årsavgifter, de är också vårt personuppgiftsbiträde.
• Med Banker Mäklare vid exempelvis pantsättning och överlåtelser.
• I de fall föreningen är rättsligt förpliktade, kan vissa uppgifter lämnas till myndighet, exempelvis skattemyndighet.
   

Så länge behåller vi dina uppgifter

Föreningen rensar informationen om dig som medlem och som inte behövs, löpande eller om/när du begär det(se rättigheter).

• Innebär att mailkonversation skall rensas så fort ärendet är behandlat.
• ​Information om dig som föreningen enligt bostadsrättslagen är skyldig att föra sparas enligt lag.
   

Dina rättigheter

Du som har dina personuppgifter registrerade hos föreningen har en rad rättigheter, bland annat följande:

• Rätt till information om när och hur dina uppgifter behandlas. Att när som helst begära utdrag över dina uppgifter.
• Rätt till rättelse om felaktiga uppgifter förts
• Rätt till radering, undantag är de uppgifter som föreningen enligt bostadsrättslagen är skyldig att föra.
• Rätt att tas bort från föreningens kontaktlista, e-postlista eller webbplats, återta ett samtycke. Här kan finnas en risk, att man som medlem inte erhåller information kring föreningsarbetet.
   

Vilka register för då föreningen ?

Med Lagstöd

Med stöd av Bostadsrättslagen 9 kap 8-9 § förs i föreningen en Medlemsförteckning och  en Lägenhetsförteckning.

Med Samtycke

För personuppgifter utöver vad som är lagstadgat enligt ovan, som exempelvis, telefonnummer, e-post och webbkontakt förs en medlemslista/kontaktlista med e-postadresser och telefonnummer etc. som behövs för att fullfölja föreningens åliggande, att kunna hantera och hålla dig informerad om styrelsens och föreningens arbete, behövs ditt aktiva samtycke.
 

Hur förvarar vi dina uppgifter?

Vårt personuppgiftsbiträde, Redovisarna AB Eskilstuna, sköter den fysiska registreringen av medlems och lägenhetsförteckningen. De tillhandahåller papperskopior av medlemsförteckning och lägenhetsförteckning  samt alla lägenhetsöverlåtelser i original till styrelsen efter att ha registrerat dessa från mäklare.

• Lägenhetsöverlåtelser, ändringar gjorda i lägenheter, lägenhetsförteckning och medlemsförteckning förvaras inlåsta i särskild pärm som bara styrelsen har tillgång till.
• Medlemslista eller kontaktlista förvaras i samma pärm och tilldelas varje styrelsemedlem.

Det innebär att vi efter årsstämman kommer redogöra för hur samt vilka personuppgifter vi behandlar. Det kommer också finnas ett formulär där du får ta ställning till, om du samtycker till att Brf Skålen får föra en medlemslista med dina personuppgifter, e-postadress samt telefonnummer.