Arbetsbeskrivning

Denna handledning och beskrivning har tagits fram av föreningens styrelse som ett stöd för arbetsuppgifter och rutiner samt åtgärder som åligger styrelsen för Brf Skålen. Den skall ses som en gemensam handledning gällande arbetsuppgifter, där ansvar inte behöver  innebära den enskilda ledamotens ansvar eller arbetsuppgift, utan är allas arbetsuppgift och ansvar.
Instruktionen fastställs på nytt vid styrelsens konstituerande styrelsemöte eller på första ordinarie sammanträde varje år och revideras när behov finns.

STYRELSENS MÖTEN

Tid och plats för styrelsemöten

Styrelsen sammanträder 6-8 gånger/år efter att de gemensamt planerat in bästa lämpliga dag, förslagsvis med en intervall på 4-6 veckor mellan varje möte. Mötena hålls i föreningslokalen. Extrastyrelsemöte kan därtill hållas på begäran av ordföranden eller annan ledamot.

Konstituerande styrelsemöte

Omedelbart efter den ordinarie föreningsstämman ska styrelsen hålla ett konstituerande möte

Ordinarie styrelsemöten 

Styrelsens första ordinarie sammanträde inträffar efter konstituerande sammanträde. Styrelsen ska normalt hålla cirka 6-8 styrelsemöten per år, förutom det konstituerande styrelsemötet.

Återkommande ärenden 
 

• Vid varje ordinarie styrelsemöte ska följande ärenden behandlas;
• Fastställande av dagordningen
• Val av en ledamot att jämte ordföranden justera protokollet
• Rapport av styrelsens protokoll från föregående styrelsemöte
• Verksamhetsuppföljning / verksamhetsrapport
• Ekonomisk rapport med budgetuppföljning
• Andra ärenden som styrelsen ska besluta om

Första ordinarie styrelsemöte (eller i samband med konstituerandet)
 

• Vid första ordinarie styrelsemöte ska följande ärenden förekomma:
• Genomgång och fastställande av styrelsens arbetsordning
• Arbetsplanering för det kommande året
• Genomgång och fastställande av underhållsplan
•  Fastställande av attestregler
•  Beslut om firmatecknare samt delegationsbeslut
• Genomgång av stämmobeslut för vidare handläggning

Bokslut 

Vid ett bokslutsmöte för styrelsen, under mars eller april månad, ska (utöver återkommande föredragningspunkter) följande punkter behandlas:

• Genomgång av upprättad av förvaltningsberättelse och godkännande av årsredovisningen (under den punkten kan revisorn adjungeras)
• Genomgång av revisorns rapport (eller revisionsberättelsen)
• Förslag till disposition av föreningens resultat (föreningens vinst eller förlust)
• Genomgång och behandling av inkomna motioner inför årsstämman

Budget

Budgetmöte, vid ett styrelsemöte under någon av räkenskapsårets tre sista månader, ska (utöver återkommande föredragningspunkter) budgeten och årsavgifterna för nästkommande år fastställas. 

FORMER FÖR STYRELSEMÖTE

Kallelse och underlag

Dagordningen är kallelse till styrelsemöte och bör delas ut/finnas på föreningens hemsida senast en vecka före ordinarie möte. Ordföranden kan undantagsvis kalla till möte med kortare varsel om omständigheterna så kräver. Beslutsunderlag eller annat som ska diskuteras på styrelsemötet bör bifogas dagordningen. Styrelseledamot kan anmäla ärenden till ordföranden i god tid, men sent uppkomna frågor kan naturligtvis läggas till dagordningen vid styrelsemötet och behandlas på mötet.

Extra styrelsemöte

Extra styrelsemöte kan hållas om överläggning och beslut i ett ärende inte kan anstå till nästa ordinarie styrelsemöte. Ordföranden ansvarar då för att ett extra styrelsemöte hålls och kallar till mötet.

Protokoll

Vid varje styrelsemöte ska protokoll föras

Styrelseprotokollet ska ange:

• Datum, tid och plats samt närvarande ledamöter.
• Protokollen ska numreras i löpande följd från verksamhetsårets början. 
• I protokollet ska tagna beslut klart framgå, dock alltid en fördel om det är möjligt att i vissa ärenden kräva att en diskussion protokollförs. 
• Vid anbudsförfrågan ska samtliga anbud protokollföras eller bifogas.
• Uppföljning av anbuden ska noteras i protokollet eller separat. 
• Lägenhetsöverlåtelser ska alltid redovisas i protokoll. Styrelsen ska bevilja säljaren utträde och köparen inträde i föreningen. 
• Styrelsens ledamöter ska genom föreningens hemsida ha föregående protokoll för genomläsning senast en vecka innan nästa ordinarie möte. 
• Protokollet ska justeras av två styrelseledamöterna. 
• Protokollet gås igenom på nästa möte.

Stämmoprotokoll skall ange

• Föreningens stämmoprotokoll ska föras och numeras för sig. 
• Mandatperiod för samtliga val vid årsstämman ska klart framgå av protokollet.
• Stämmoprotokollet ska finnas tillgängligt för våra medlemmar senast 3 veckor efter stämman.

Styrelsens beslutsförhet 

Styrelsen är beslutför när fler än hälften av totala antalet styrelseledamöter är närvarande. 

Ordförande vid styrelsemöten 

Ordförande vid styrelsemötena är styrelsens ordförande. Om styrelsens ordförande har förhinder att närvara ska styrelsemötet ledas av den styrelsen bestämmer ska göra det. 

Majoritetskrav vid styrelsebeslut 

Som styrelsens beslut gäller den mening de flesta röstande förenar sig om, och vid lika röstetal den mening som ordföranden biträder. 
När minsta antal ledamöter är närvarande krävs enhällighet för giltigt beslut. 

Delegationsbeslut

Alla beslut tas av styrelsen gemensamt, styrelsen kan besluta om att enskild styrelseledamot har delegation att utföra vissa arbetsuppgifter, beställa eller göra inköpa av vissa tjänster utan styrelsebeslut. Sådan delegation gäller för föreningens löpande förvaltningsutgifter/åtgärder typ inköp av städmaterial eller liknande och för plötsligt uppkomna akuta fel, sådana fel som inte utan dröjsmål måste åtgärdas.

Vid större inköp eller upphandling av tjänster ska prisuppgift/offert tas in från minst tre olika källor. 

Firmatecknare

Firmatecknare utses formellt på det konstituerande styrelsemötet, enligt våra stadgar tecknas firman av två styrelseledamöter i förening.

Attesträtt

Attesträtt eller föreningens attestregler beslutas formellt på det konstituerande styrelsemötet. Praktiskt så innehas attesträtten i vår förening av ordföranden samt kassören vilka har/erhåller access till våra bankkonton samt till vår ekonomiska förvaltare Redovisarna AB.

Medlemsinformation

All information till medlemmarna ska dateras. Frågor från medlemmarna ska besvaras eller bekräftas utan onödig fördröjning.
Ansvarig för medlemsinformation är också ansvarig för att medlemmarnas frågor besvaras på bästa och snabbast möjliga sätt.

ARBETSFÖRDELNING INOM STYRELSEN

Styrelsen

Att vara styrelseledamot i föreningen innebär ett stort ansvar, men även möjlighet att påverka vårt boende för allas bästa. Styrelsens arbete ska främja medlemmarna ekonomiska intressen och syfta framåt mot förbättringar. Styrelsen ska verka för god ekonomi för föreningen och har ett gemensamt ansvar för hela föreningens verksamhet. Det innebär att samtliga ledamöter har ansvar även för delegerade uppgifter. 
I övrigt regleras styrelsens arbete av 
• Föreningens stadgar
• Lagen om ekonomiska föreningar
• Bostadsrättslagen
• Bokföringslagen
• Aktuell skattelagstiftning.

Ordföranden arbetsuppgifter:
 

• Regelbundet följa föreningens verksamhet och till övriga styrelseledamöter rapportera samt lämna den information som behövs.
• Vara föreningens kontakt med vår förvaltare & följa föreningens verksamhet. 
• Tillsammans med kassören ansvara för attestering av fakturor
• Se till att styrelsens beslut blir verkställda. 
• Se till att styrelsen sammanträder och kalla styrelseledamöter.
• På begäran av enskild styrelseledamot sammankalla styrelsen.
• Ansvara för att beslut inte fattas utan att, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling och fått tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet.
• Se till att styrelseprotokoll förs och att dessa justeras.
• Ansvara för att Bolagsverket får anmälan om ändringar i styrelsens sammansättning eller i föreningens stadgar.
• Ansvara och se till att medlemmar får aktuell information om vad som händer i föreningen och om kommande, större underhållsåtgärder.
• Se till att förvaltningen av föreningens fastighet löpande bedrivs på ett effektivt sätt och att relevant lagstiftning och förordningar följs.
• Se till att det finns en arbetsordning.
• Vara ordförande på styrelsemötena.
• Tillsammans med styrelsen upprätta budget
• Ansvara för att ta in anbud vid behov
• Följa upp budgeten mot dagboksrapporter och saldobalansen.
• Förbereda inför samt skicka kallelse till årsstämman 
• Se till att städdagar arrangeras vår och höst 
• Ansvara och föra föreningens Lägenhetsförteckning & Medlemsförteckning.

Sekreteraren arbetsuppgifter:
 

• Om så beslutas skriva protokoll under styrelsesammanträden och överlämna dessa för justering till utsedda justeringsmän
• Hålla reda på beslut fattade på tidigare sammanträden, vilka ärenden som är bordlagda och vilka som är pågående.
• Bistå ordf. i bevakningen av att styrelsens beslut blir verkställda.

Kassörens arbetsuppgifter:
 

• Tillsammans med ordföranden ansvara för attestering av fakturor
• Ansvara för att emot blankett och kvitton för egna utlägg och skicka in till Redovisarna AB
• Följa upp och bevaka föreningens lån och föreslå bästa placering.
• Ansvara för att underhållsplanen uppdateras varje år samt att stor revidering görs vart femte år 
• Förvara föreningens avtal och kontrakt i särskild pärm och bevaka dessa avseende tider, kostnader och uppsägningsdatum 
• Ansvara för föreningens förråd av elsäkringar, lampor mm.

Övriga ledamöters arbetsuppgifter:
 

• Kontinuerligt hålla sig informerade och uppdaterad om föreningens verksamhet och händelser av väsentlig betydelse. 
• Styrelsen kan därutöver besluta om att fördela vissa arbetsuppgifter mellan styrelseledamöterna.

Revisorns arbetsuppgifter:
 

• Kontrollera föreningens interna kontroll.
• Kontrollera föreningens årsredovisning.
• Kontrollera föreningens förvaltning
• Kontrollera föreningens styrelseprotokoll och stämmoprotokoll, att beslut är genomförda
• Varje år skriva en revisionsberättelse som bifogas årsredovisningen.
• I revisionsberättelsen redogöra för hur hen anser att styrelsen skött bokföring och förvaltning under det gångna verksamhetsåret och föreslår också där om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet eller inte.

Valberedningens arbetsuppgifter: 
 

• Ta reda på vilka styrelseledamöter som står i tur att avgå och vilka som inte vill ställa upp för omval 
• Kontrollera att föreslagna kandidater är tillfrågade och villiga att ställa upp 
• Redogöra för valberedningens förslag senast på stämman.