Underhållsplan

Varför en Underhållsplan

Sannolikt har de flesta som äger en fastighet och är engagerade i att underhålla samt sköta sin fastighet också en form av underhållsplan för sin fastighet. En villaägare har säkert tankar om när taket behöver göras rent eller kanske läggas om, uppfattningar om när grunden bör dräneras eller fönstren skall målas om. Skillnaderna handlar främst om underhållsplanens omfattning och dess utformning. Förmodligen finns underhållsplanen enbart i huvudet på villaägaren eller kanske några rader i en anteckningsbok. Trots det fungerar planen utmärkt i den meningen att den hjälper ägaren satsa på rätt åtgärder i rätt ordning samt bevara fastighetens värde.

Kanske skulle en sådan modell också fungera i en liten bostadsrättsförening där antalet berörda medlemmar är litet, omsättningen av styrelseledamöter liten och fastigheten av mindre storlek. Men i ett större hus eller på lång sikt räcker inte denna modell då det gäller att föra kunskap och historik på utförda underhåll vidare till kommande styrelser, då är det bättre att upprätta en underhållsplan,

Underhållsplanen föreningens viktigaste verktyg

För en bostadsrättsförening är fastigheten den största tillgången och den behöver skötas om, därför är underhållsplanen det viktigaste verktyget i en bostadsrättsförening.  Underhållsplanen ger inte bara en fingervisning om kommande kostnader i föreningen, utan är också ett sätt att föra kunskap vidare när styrelseledamöter kommer och går, den är en investering för framtiden.

Planen ger en bra utgångspunkt för att diskutera hur föreningens framtid kommer att se ut de kommande åren, planen är inte statisk utan kan justeras samt fastställes sedan varje år av styrelsen. Man skall komma ihåg att underhållsplanen är ett levande dokument som skall uppdateras och revideras efter behov. Underhållsplanen skall inte ses som en finansieringsplan eller ett faktiskt fattat beslut, det görs årligen vid budgetarbetet då man även lyfter hur ett underhåll skall bekostas, genom lån eller från den egna kassan.

Uppgiften att hålla koll på underhållsläget, att sköta och underhålla, hålla fakta aktuella och planera för underhåll för en bostadsrättsförening blir alltmer komplex. Inte ens de mest engagerade styrelseledamöterna kan klara att hålla sig uppdaterad om kostnads- och teknikutvecklingen inom alla de fackområden som så småningom krävs för att göra rationella val av underhållsmetoder.

En enkel underhållsplan (vilket vi valt) innehåller enbart listor på komponenter i huset, uppgifter om när de senast ersattes och när man kan förvänta sig att de bör återanskaffas, samt uppskattade kostnader för kommande åtgärder.

Underhållsplaner blickar ofta långt fram i tiden. Detaljeringsgraden är störst för de kommande fem åren, men också åtgärder som beräknas genomföras om 20-30 år berörs. En bra underhållsplan tar också upp de planerade kostnaderna för kommande insatser, men här blir uppgifterna väsentligt osäkrare.

Offerter och upphandlingar på stora jobb kan variera oerhört, kanske upp mot 50 procents skillnad mellan olika entreprenörer. Att då uttala sig om kommande kostnader 10–20 år fram i tiden är mycket osäkert.

Men en utgångspunkt som vi haft i planeringen är att ett uppskattat kostnadsantagande är bättre än inget alls.

Hur upprättar man en underhållsplan

Principen för att upprätta en underhållsplan (vilket blir väldigt kostsamt om man låter konsulter utföra upprättandet) så mäts huset och inventeras ordentligt, befintliga installationer dokumenteras och mängder och ytor noteras. Dessa uppgifter jämförs och värderas utifrån erfarenhetsmässiga antaganden om hur lång tid det är kvar innan maskiner, fönster, fasader, golv med mera måste bytas ut. Man för också in när, i vilken ordning och till vilken uppskattad kostnad posten är beräknad till.  
En enklare plan innehåller enbart listor på komponenter i huset, uppgifter om när de senast ersattes och när man kan förvänta sig att de bör återanskaffas och beräknad kostnad.

I vår förening har Jonas Zetterberg tagit fram den underhållsplan som vi sedan i styrelsen antagit och fastställt. Han har i sin utbildning till byggnadsingenjör, i sitt examensarbete (uppsats) under ämnet/rubriken, ” Hur skall underhåll prioriteras - En åtgärdsstudie för Brf Skålen 3”, tagit fram underhållsplanen för BRF Skålen.
Här kan du läsa Utförda Underhåll/Investeringar i BRF Skålen

Principen för framtagandet följer ovan beskrivna princip men återges också i hans uppsats. Här kan du Läsa Jonas Z exemensarbete.

Tre fördelar med en bra underhållsplan:

• Underhållsplanen är en bra checklista för styrelsens årliga genomgång av huset. Den ger en uppfattning om huruvida huset åldras i den takt som antagits, och underlag för diskussionen om vad som ska, eller kanske inte ska genomföras nästkommande år.
• Planen är också ett hjälpmedel i det som kanske är föreningarnas största problem, nämligen dokumentation och kontinuitet. Ledamöter i bostadsrättsföreningarnas styrelser kommer och går, och det kan vara svårt att ordna överlämningen av kunskap och erfarenheter på ett bra sätt. Kunskapen om vad som faktiskt gjorts och inte gjorts med huset är viktigt för varje ny styrelse.
• Slutligen är underhållsplanen också ett bevis på att föreningen verkligen vill tänka efter före. För både medlemmarna och presumtiva köpare i föreningen är det viktigt veta att föreningens "garderober inte är fulla av lik".